Månad: oktober 2023

Sex månader har nu gått sedan den nya styrelsen tillsattes och arbetet har varit intensivt under dessa månader för att uppfylla medlemmarnas och klubbens önskemål. 

I detta det fjärde nyhetsbrevet tar vi upp vad som hittills har gjorts och varför, stort som smått, och hur vi går vidare med att förbättra klubbens verksamheter.

Kontinuerliga nyhetsbrev är något som efterfrågats av medlemmarna och var en av de åtgärder som sjösattes så snart som det var möjligt. Här meddelas löpande vad som händer i klubben och i de olika sektionerna, för tillfället via e-post men i framtiden även via sms och pushnotiser. Till skillnad från tidigare anser styrelsen detta vara en högt prioriterad uppgift då klubbens verksamhet bygger på ideellt arbete och medlemsnytta.

Övertagande av ordförandeskapet pågår och har framförallt koncentrerats på att strukturera upp de viktigaste dokumenten som licenser, avtal och kommunikation med kommunen och skytteförbunden. Här har krävts, och krävs, mycket jobb att ta in underlagen från den analoga världen till den digitala och arbetet beräknas fortsätta under hösten.

Ekonomisk struktur och uppföljning har parallellt med nyhetsbrevet och övertagandet av ordförandeskapet varit det mest prioriterade arbetet sedan den nya styrelsen tillträdde. Organisationsstruktur, rapportering och uppföljning har lämnat en hel del att önska och har löpande förbättrats under de fem första månaderna:

• Swish har införts för att minska riskerna med pengahantering och få en bättre uppföljning med minskade kostnader.
• Digital rapportering från varje bana/verksamhet ger bättre uppföljning på intäkter och förbrukning av material och kopplar dessa till rätt konto i bokföringen.
• Kontoplanen har kompletterats i de fall där intäkter och utgifter inte har matchat föreningens organisation vad det gäller banor och verksamheter, dvs Hagelbanan, Rådjursbanan, Älgbanan, Pistolbanan, Skytteskolan och Jägarexamen.
• Regler för inköp har tagits fram och beslutats om på styrelsemöte. Reglerna beskriver vem som får handla på föreningens konto, vilka beloppsgränser som finns och vilka leverantörer som får användas. Alla fakturor och inköp ska dessutom attesteras av ytterligare en person för att säkerställa att inköpet är befogat.
• Leverantörsfakturor ska redovisa specifikt vilket/vilka material som inköpts och vem som har gjort det. Vid ekonomigruppens stickprov av tidigare års bokföring har fakturor och inköp som inte möter dessa krav hittats. Mot bakgrund av genomförda stickprov har styrelsen beslutat att låta en oberoende bokföringsbyrå göra en bedömning av räkenskaperna. Eventuella nya leverantörsfakturor som inte uppfyller föreningens och bokföringslagens krav kommer att returneras och inte betalas.
• Inventering har påbörjats med syfte att få bättre kontroll över förbrukning och fördelning av t.ex ammunition mellan de olika banorna och verksamheterna.
• Skytteskolans och Jägarexamens verksamhet har genomgåtts som separata projekt på styrelsens uppdrag med påföljande styrelsebeslut om förbättrad redovisning vad det gäller organisation, avtal, lönsamhetsuppföljning och redovisning.  Eventuell vidare utveckling av verksamheterna har övergått till arbetsgrupper som kommer att ta fram de underlag som för styrelsen behöver för att ta beslut från.
• Ideellt arbete, vid vårt årsmöte mars 2023 utlovades en redogörelse för hur föreningen gör åtskillnad på obetalt ideellt arbete och betalt arbete senast sista september.  Styrelsen har intill dagen för nyhetsbrevet inte fått in någon förklaring från sektionerna berörda av frågan och kommer därför att på kommande styrelsemöte påbörja ett strategibeslut i denna fråga. 

Igångsättande av SportAdmin, det nya digitala medlemsregistret, fortlöper som tidigare men har blivit lite försenat pga svårigheterna att få fram underlaget för uppladdning, Styrelsen räknar med att underlag och utbildning ska vara klart under oktober månad. Viktigt är att alla medlemmar ser till att egna e-postadresser och mobilnummer uppdateras vid eventuella ändringar.

Lite övrigt, tidigare nämnt och onämnt:

• Nya info-lappar ang larmet är nu uppsatta på aktuella ställen. Informationen om hur du ska göra om larmet går, vart du ska ringa och hur du ska återsälla larmet är uppdaterat.
• Föreningsintyg har fått en central e-postadress och minskar risken för att intygen blir liggande och därmed försenade, adressen är intyg@hjvf.se
• Bunkerns lås har bytts ut och fungerar bättre nu. Klubbens rekommendation är att alltid vara minst två personer vid öppning och stängning av bunkern.
• Pistolsektionen har köpt in tre stycken Ruger kal 22LR och bytt ut några av de mest slitna lånevapnen.
• Pistolsektionen har dessutom blivit medlem i Svartkrutsskyttefederationen för alla de som gillar krutrök.

Kommande aktiviteter:

Vid årsmötet2023 avgick med kort varsel banchefen pistol, tidigare banchefen återinträdde och har sedan dess aktivt sökt rekrytera till sektionen. Högt prioriterat är nu att hitta en ny kandidat till banchefsjobbet vilket pistolstyrelsen nu jobbar med, mer information kommer.

Förutom pågående projektarbeten och de löpande arbetsuppgifterna för styrelse och funktionärer planeras nu för en kommande ”HJVF Klubbdag”.

Syftet med klubbdagen är att ge medlemmarna i de olika sektionerna tillfälle att lära känna varandra och styrelsemedlemmarna, genomföra lite gemensamma arbeten som slyröjning, rensning av vallar mm på de olika banorna och att kunna ventilera frågor och idéer under dagen. Målsättningen är att detta ska bli en stående aktivitetet och självklart kommer grillen att gå varm så att alla åker hem trötta, mätta och belåtna.

Boka söndagen den 12/11 kl. 9.00 – så ses vi på banan för en trevlig dag.

Som synes har mycket hänt under den nya styrelsens sex första månader med en nödvändig genomgång och förbättring av klubbens organisation, rutiner, redovisningar och uppföljningar för medlemmarnas bästa. Än återstår dock mycket arbete, både med utveckling och dagligt arbete, som vi återkommer med i kommande nyhetsbrev.

På mailgruppen styrelsen@hjvf.se är ni alltid välkomna att ställa frågor eller komma med idéer gällande klubben och det övergripande arbetet. Specifika banfrågor svaras bäst på av respektive banchef enligt nedan, kontaktuppgifterna finns även på hemsidan.

Pistolbanan: pistolstyrelsen@hjvf.se

Älgbanan: alg@hjvf.se

Rådjursbanan: radjur@hjvf.se

Hagelbanan: hagelstyrelsen@hjvf.se

Styrelsen Huddinge Jaktvårdsförening