Efter det glädjande beskedet om klubbens förlängda arrende som meddelades i det förra nyhetsbrevet återkommer vi nu med en summering av 2023 som utlovat.
Arbetet under året som gått har för den nya styrelsen varit inriktat på medlemsnytta och modernisering, områden som visade sig vara väldigt eftersatta.
Vad det gäller medlemsnytta kom det tydligt fram på årsmötet att medlemmarna efterfrågade mer löpande information under året och bättre ekonomiska underlag i god tid inför kommande årsmöten;
Nyhetsbrev per email, varav detta är det 7:e, är en kontinuerlig målsättning för att hålla medlemmarna informerade om vad som händer i klubben.
Beslut har tagits om att resultat-& balansräkning ska skickas ut till medlemmarna i god tid föreÅrsmötet för att ge möjlighet att ställa relevanta frågor etc kring ekonomin.
En gemensam mailadress för föreningsintyg intyg@hjvf.se har skapats då tidigare arbetssätt och bemanning gjorde hanteringen osäker.
SportAdmin, ett nytt digitalt medlemsprogram, är på väg att införas, mer om detta under ”I pipelinen”.
Medlemsdagar/arbetsdagar har bestämts ska genomföras både på vår och höst för intresserade medlemmar. Arbete blandat med social samvaro där styrelse och banchefer finns på plats för medlemmarna.
En arbetskrävande och mycket viktig del har moderniseringen av klubbens verksamhet varit. Med sig efter årsmötet fick styrelsen uppgiften att börja med de mest grundläggande genomgångarna; sortera viktiga dokument och handlingar som var utspridda och osorterade. Vapenlicenserna var ett exempel där flera vapen och licenser inte överensstämde sinsemellan eller saknades. Grundläggande inköps- & attestrutiner saknades helt och bokföringen och verifikationerna uppfyllde i många fall inte det man kallar god bokföringssed. Styrelsen hade också att gå igenom de sidoverksamheterna som jägarexamen och skytteskolan där redovisning och underlag var långt ifrån tillfredsställande.
Den nya styrelsens första föga avundsvärda uppgift blev därför att helt inrikta arbetet på att rensa ut och strukturera upp verksamheten för att kunna möta det en ideell förenings medlemmar ska kunna förvänta sig:
Bokföringen har genomlysts av en upphandlad utomstående bokföringsbyrå och slutrapporten bekräftar stora brister. Kontantredovisningen beskrivs som särskilt undermålig, att det kan förekomma brottsliga handlingar (stöld/trolöshet mot huvudman), men att det inte går att avgöra genom att titta på de handskrivna sammanställningarna för år 2020-2022.
Att ett fåtal tidigare styrelseledamöter tagit ut bilersättning utan särskild förklaring är nu stoppat av styrelsen.
Inköpsrutinerna har dokumenterats och varje faktura ska nu godkännas av två personer och för större belopp krävs ett styrelsebeslut. Inköpsdokumentet finns tillgängligt för de medlemmar som vill ta del av detta.
Fakturor som inte stämmer med föreningens krav på tydlighet enligt inköpsrutinerna returneras och ska kompletteras innan betalning eventuellt sker.
Licenser och klubbvapen har inventerats och kompletterats i de fall de inte har stämt överens.
Jägarexamen och Skytteskolans verksamhet har gåtts igenom av en projektgrupp och utifrån den har styrelsen beslutat att pausa verksamheten tills vidare. Pga stor mängd ofullständiga underlag, undermålig kontoplan och märkliga konteringar har lönsamheten och föreningsnyttan för dessa verksamheter inte kunnat utredas i bokföringen.
Mot bakgrund av de brister och felaktigheter som uppdagats och konfirmerats vid genomlysningen gällande tidigare bokföring och redovisning, förbehåller sig styrelsen rätten att gå vidare på de sätt som anses lämpligt. Detta inbegriper kontakter och/eller anmälningar till myndigheter.
Styrelsen tog ett principbeslut att betalt arbete inte ska förekomma i föreningen efter att berörda parter inte kommit in med någon redovisning gällande detta.
Swish infördes efter sommaruppehållet för att underlätta för medlemmarna och funktionärerna trots ett visst internt motstånd. Det innebär en säkrare och enklare hantering för skjutledare och kassör och med mindre risk för svinn.
Styrelsen påminner om att HJVF nu är kontantfria att SWISH gäller vid alla banor(korvkassor undantagna). Om tekniken sviker vid försök till betalning måste senare försök göras, kontanter är inget alternativ längre. Namnlistan vid skjutledarplatsen kan nyttjas som minnesstöd. Vidare är det av vikt att även skyttar med skjutkort registreras i den elektroniska redovisningen.
Inventering av ammunition och övrig förbrukningsmateriel har genomförts på alla banor och verksamheter och rapporterats in till styrelsen.
Vår nya webadministratör har lagt ner ett stort jobb med allt bakomliggande jobb med bl.a den digitala rapporteringen och upprensningen av e-postadresser. All e-post till föreningen går nu via föreningens egna mailkonton och inte till privata sådana.
I pipelinen;
Bokföringen kommer efter acklamation vid senaste styrelsemötet läggas över på en ny bokföringsbyrå, detta för att förbättra, förenkla och få kontroll på ekonomin.
SportAdmin, det nya medlemsprogrammet, stoppades under hösten för att avvakta förlängningen av arrendeavtalet. Det kommer nu att rullas ut under januari månad och innebär bättre medlemskommunikation, lättare och kostnadsfria utskick inför årsmöten, pushnotiser om något snabbt behöver meddelas osv. Elektroniskt medlemskort och betalning via telefon är andra fördelar med programmet. Viktigt är att alla medlemmar ser till att e-postadresser och mobilnummer är uppdaterade.
Nyhetsbreven ska skickas kontinuerligt till alla medlemmar och kompletteras med pushnotiserna från SportAdmin vid behov.
Jägarexamen och Skytteskola tar den oberoende arbetsgruppen vidare från det projekt som genomförts och tittar på ev lönsamhet och intresse för framtida bruk.
Bangruppen fortsätter nu med planeringen på längre sikt vad det gäller avtal och utveckling av skjutbanan i samråd med kommunen.
Rådjursbanan har legat i träda en längre tid men verkar nu få sin lösning till vårsäsongen. Ny banchef har tillträtt och börjat med arbetet att få ihop intresserade skjutledare.
Vi planerar även utbyggnad av rådjursbanan med elektronisk markering som ska kunna användas ihop med befintlig slug/markmålsbana. En arbetsgrupp har fått i uppdrag att ta fram underlag och kalkyl åt styrelsen.
Öppet Hus för intresserade icke-medlemmar och medlemmar kommer att anordnas under våren. Under pandemin beslöt föreningen att inte anordna dessa så det blir ett uppskattat tema nu när vi kommer igång igen.
Skjutledarna som gör ett stort ideellt arbete för föreningens kommer också att uppmärksammas under vårkanten. Det blir en del aktiviteter som ska främja samarbetet mellan banorna och visa föreningens uppskattning för de som lägger mycket tid på att alla ska kunna komma till en öppen och fungerande bana.
Nyckelinventeringen fortsätter och under i samband med det ses även säkerheten över på banan. Vi kommer även att begära in klubbnycklarna från inaktiva funktionärer då de bättre behövs för nytillkomna sådana.
Pistolsektionen har under senhösten och fortsatt nu då vintern börjat haft svårt att fylla alla skjutledarpassen. Att vi som medlemmar gör lite mer och fyller på med flera pass än de förväntade är nödvändigt för att alla de vapenlösa medlemmarna skall kunna delta.
Sist men inte minst vill styrelsen tacka Ronnie Cannerfelt för allt arbete som han har lagt ner som styrelseledamot och Banchef Pistol under många år. Ronnie och styrelsen önskar Bosse Jordmark lycka till i rollen som ny Banchef Pistol 2024
Styrelsen vill med detta nyhetsbrev också passa på att önska alla medlemmar, funktionärer, skjutledare och besökare på vår bana
God Jul & Gott Nytt År
I sista minuten:
Observera att motioner måste vara styrelsen tillhanda senast 2024-01-31 för att komma med i kallelsen till årsmötet.
På mailgruppen styrelsen@hjvf.se är ni alltid välkomna att ställa frågor eller komma med idéer gällande klubben och det övergripande arbetet. Specifika banfrågor svaras bäst på av respektive banchef enligt nedan, kontaktuppgifterna finns även på hemsidan.
Planeringen var att vi skulle komma med ett nyhetsbrev först i mitten av december men vi kände att vi inte kunde hålla på de goda nyheterna för klubben ända till dess;
Det är enligt bangruppen nu klart med förlängningen av arrendekontraktet till 2029 och vi kan istället fokusera fullt ut på att utveckla banan för medlemmarna. I pipelinen ligger ett flertal projekt som de olika arbetsgrupperna successivt kommer att sjösätta, mer information om detta kommer längre fram.
Vi vill också samtidigt tacka alla som kom på klubbdagen den 12:e november för lite arbete och viktigast av allt, mingel vid korvgrillen. Detta planeras att bli en återkommande aktivitet för klubbens medlemmar, närmast på tur står den sedvanliga städdagen i vår.
På gång till våren är också en gemensam aktivitetsdag för klubbens ideellt arbetande skjutledare med testskytte på alla banor. Preliminärt planeras då en återkommande skjutledartävling med pistol, studsare och hagelbrakare, plus korvmingel så klart.
Med detta sagt så återkommer vi med det ordinarie nyhetsbrevet runt mitten av december. Det blir ett fullspäckat nyhetsbrev med en summering av 2023, ett år som varit mycket utmanande med prioritering på medlemsnytta och modernisering. Vi kommer också att berätta en hel del om planerna inför framtiden.
På mailgruppen styrelsen@hjvf.se är ni alltid välkomna att ställa frågor eller komma med idéer gällande klubben och det övergripande arbetet. Specifika banfrågor svaras bäst på av respektive banchef enligt nedan, kontaktuppgifterna finns även på hemsidan.
