Huddinge Jaktvårdsförening

I det senaste nyhetsbrevet berättade vi att pistolsektionen sökte efter en ny banchef och vi kan nu meddela att sektionen har hittat en vice banchef som valts in i pistolstyrelsen. Detta med avsikt att till nyåret 2024 föreslå denne som ny banchef för huvudstyrelsen.

För rådjursbanan tillträder Rolf S nu som ny banchef istället för Jerker E som tog på sig rollen temporärt i somras. Jerker var även tidigare banchef och är väl insatt i rådjursbanan och kommer att stötta upp Rolf under överlämnandet i oktober/november.

Välkommen till Huddinge Jaktvårdsförenings klubbdag söndag 12 november kl 09.00

Huddinge JVF välkomnar alla medlemmar till klubbdagen den 12:e november. På agendan står en höstfixardag där vi ser över banorna inför vinterns och vårens aktiviteter och ges tillfälle att möta andra medlemmar, styrelse och bancheferna.

Har du några frågor, funderingar eller bra idéer är detta ett ypperligt tillfälle att dryfta dessa med styrelsemedlemmarna och bancheferna på plats på banan.

Grillen kommer att gå varm och köksmästarna kommer att bjuda på korv och dricka och en stunds mingel runt grillen.

Ps, ett par långa villastegar för ogräsåtgärd på skjutvallarna för kulbanorna behövs. Kontakta resp banchef för samordning.

På mailgruppen styrelsen@hjvf.se är ni alltid välkomna att ställa frågor eller komma med idéer gällande klubben och det övergripande arbetet. Specifika banfrågor svaras bäst på av respektive banchef enligt nedan, kontaktuppgifterna finns även på hemsidan.

Pistolbanan: pistolstyrelsen@hjvf.se

Älgbanan: alg@hjvf.se

Rådjursbanan: radjur@hjvf.se

Hagelbanan: hagelstyrelsen@hjvf.se

Styrelsen Huddinge Jaktvårdsförening

Sex månader har nu gått sedan den nya styrelsen tillsattes och arbetet har varit intensivt under dessa månader för att uppfylla medlemmarnas och klubbens önskemål. 

I detta det fjärde nyhetsbrevet tar vi upp vad som hittills har gjorts och varför, stort som smått, och hur vi går vidare med att förbättra klubbens verksamheter.

Kontinuerliga nyhetsbrev är något som efterfrågats av medlemmarna och var en av de åtgärder som sjösattes så snart som det var möjligt. Här meddelas löpande vad som händer i klubben och i de olika sektionerna, för tillfället via e-post men i framtiden även via sms och pushnotiser. Till skillnad från tidigare anser styrelsen detta vara en högt prioriterad uppgift då klubbens verksamhet bygger på ideellt arbete och medlemsnytta.

Övertagande av ordförandeskapet pågår och har framförallt koncentrerats på att strukturera upp de viktigaste dokumenten som licenser, avtal och kommunikation med kommunen och skytteförbunden. Här har krävts, och krävs, mycket jobb att ta in underlagen från den analoga världen till den digitala och arbetet beräknas fortsätta under hösten.

Ekonomisk struktur och uppföljning har parallellt med nyhetsbrevet och övertagandet av ordförandeskapet varit det mest prioriterade arbetet sedan den nya styrelsen tillträdde. Organisationsstruktur, rapportering och uppföljning har lämnat en hel del att önska och har löpande förbättrats under de fem första månaderna:

• Swish har införts för att minska riskerna med pengahantering och få en bättre uppföljning med minskade kostnader.
• Digital rapportering från varje bana/verksamhet ger bättre uppföljning på intäkter och förbrukning av material och kopplar dessa till rätt konto i bokföringen.
• Kontoplanen har kompletterats i de fall där intäkter och utgifter inte har matchat föreningens organisation vad det gäller banor och verksamheter, dvs Hagelbanan, Rådjursbanan, Älgbanan, Pistolbanan, Skytteskolan och Jägarexamen.
• Regler för inköp har tagits fram och beslutats om på styrelsemöte. Reglerna beskriver vem som får handla på föreningens konto, vilka beloppsgränser som finns och vilka leverantörer som får användas. Alla fakturor och inköp ska dessutom attesteras av ytterligare en person för att säkerställa att inköpet är befogat.
• Leverantörsfakturor ska redovisa specifikt vilket/vilka material som inköpts och vem som har gjort det. Vid ekonomigruppens stickprov av tidigare års bokföring har fakturor och inköp som inte möter dessa krav hittats. Mot bakgrund av genomförda stickprov har styrelsen beslutat att låta en oberoende bokföringsbyrå göra en bedömning av räkenskaperna. Eventuella nya leverantörsfakturor som inte uppfyller föreningens och bokföringslagens krav kommer att returneras och inte betalas.
• Inventering har påbörjats med syfte att få bättre kontroll över förbrukning och fördelning av t.ex ammunition mellan de olika banorna och verksamheterna.
• Skytteskolans och Jägarexamens verksamhet har genomgåtts som separata projekt på styrelsens uppdrag med påföljande styrelsebeslut om förbättrad redovisning vad det gäller organisation, avtal, lönsamhetsuppföljning och redovisning.  Eventuell vidare utveckling av verksamheterna har övergått till arbetsgrupper som kommer att ta fram de underlag som för styrelsen behöver för att ta beslut från.
• Ideellt arbete, vid vårt årsmöte mars 2023 utlovades en redogörelse för hur föreningen gör åtskillnad på obetalt ideellt arbete och betalt arbete senast sista september.  Styrelsen har intill dagen för nyhetsbrevet inte fått in någon förklaring från sektionerna berörda av frågan och kommer därför att på kommande styrelsemöte påbörja ett strategibeslut i denna fråga. 

Igångsättande av SportAdmin, det nya digitala medlemsregistret, fortlöper som tidigare men har blivit lite försenat pga svårigheterna att få fram underlaget för uppladdning, Styrelsen räknar med att underlag och utbildning ska vara klart under oktober månad. Viktigt är att alla medlemmar ser till att egna e-postadresser och mobilnummer uppdateras vid eventuella ändringar.

Lite övrigt, tidigare nämnt och onämnt:

• Nya info-lappar ang larmet är nu uppsatta på aktuella ställen. Informationen om hur du ska göra om larmet går, vart du ska ringa och hur du ska återsälla larmet är uppdaterat.
• Föreningsintyg har fått en central e-postadress och minskar risken för att intygen blir liggande och därmed försenade, adressen är intyg@hjvf.se
• Bunkerns lås har bytts ut och fungerar bättre nu. Klubbens rekommendation är att alltid vara minst två personer vid öppning och stängning av bunkern.
• Pistolsektionen har köpt in tre stycken Ruger kal 22LR och bytt ut några av de mest slitna lånevapnen.
• Pistolsektionen har dessutom blivit medlem i Svartkrutsskyttefederationen för alla de som gillar krutrök.

Kommande aktiviteter:

Vid årsmötet2023 avgick med kort varsel banchefen pistol, tidigare banchefen återinträdde och har sedan dess aktivt sökt rekrytera till sektionen. Högt prioriterat är nu att hitta en ny kandidat till banchefsjobbet vilket pistolstyrelsen nu jobbar med, mer information kommer.

Förutom pågående projektarbeten och de löpande arbetsuppgifterna för styrelse och funktionärer planeras nu för en kommande ”HJVF Klubbdag”.

Syftet med klubbdagen är att ge medlemmarna i de olika sektionerna tillfälle att lära känna varandra och styrelsemedlemmarna, genomföra lite gemensamma arbeten som slyröjning, rensning av vallar mm på de olika banorna och att kunna ventilera frågor och idéer under dagen. Målsättningen är att detta ska bli en stående aktivitetet och självklart kommer grillen att gå varm så att alla åker hem trötta, mätta och belåtna.

Boka söndagen den 12/11 kl. 9.00 – så ses vi på banan för en trevlig dag.

Som synes har mycket hänt under den nya styrelsens sex första månader med en nödvändig genomgång och förbättring av klubbens organisation, rutiner, redovisningar och uppföljningar för medlemmarnas bästa. Än återstår dock mycket arbete, både med utveckling och dagligt arbete, som vi återkommer med i kommande nyhetsbrev.

På mailgruppen styrelsen@hjvf.se är ni alltid välkomna att ställa frågor eller komma med idéer gällande klubben och det övergripande arbetet. Specifika banfrågor svaras bäst på av respektive banchef enligt nedan, kontaktuppgifterna finns även på hemsidan.

Pistolbanan: pistolstyrelsen@hjvf.se

Älgbanan: alg@hjvf.se

Rådjursbanan: radjur@hjvf.se

Hagelbanan: hagelstyrelsen@hjvf.se

Styrelsen Huddinge Jaktvårdsförening

I detta nummer av Huddinge Jaktvårdsförenings Nyhetsbrev informerar vi om hur arbetet med de olika projekten går och om lite nyheter inför höstens skytte. Styrelsen och arbetsgrupperna har jobbat intensivt med det framåtriktade arbetet, både nya projekt och äldre dito som tidigare blivit liggande utan åtgärd av skilda orsaker.

Swishbetalning

Swishbetalning kommer att fungera på alla banor till hösten, tester med wifi-förstärkare har genomförts. Det innebär att fr.o.m. 1 augusti går klubben över till Swish-betalning på alla banor och verksamheter dvs Hagel, Rådjur, Älg, Pistol, Jägarexamen och Skytteskola. Säkrare och enklare för alla besökare och för föreningens funktionärer som slipper hantera kontanter. Det underlättar även för vår kassör som sparar tid på mindre administration (till grillen behövs dock fortfarande kontanter).

SportAdmin

Klubbens nya digitala administrativa system för medlemmarna, har skrivits på officiellt och under augusti kommer klubbens representanter att genomgå utbildning. Brevutskick till medlemmar som saknar, eller har en icke fungerande e-postadress, har gjorts under juli för att komplettera medlemsregistret som ligger till grund för Sport-Admin. Det innebär, som tidigare utlovats, snabbare nyhetsförmedling och bättre underlag till medlemmarna t.ex. inför kommande årsmöten. Ytterligare en fördel med SportAdmin är de digitala medlemskorten som kommer att distribueras i appen för alla medlemmar och funktionärer (en positiv uppgradering från tidigare medlemskort i pappersform).

Bunkern

Bunkern har försetts med nytt lås och hårdvara då flera banor tidigare haft svårt att öppna dörren. Nu funkar allt som det ska och låsen skyddas också med ett nymonterat väderskydd.

Föreningsintygen

För ansökan av nya licenser och förnyelse av gamla sker nu detta via 
klubbens mailadress intyg@hjvf.se. Istället för att knyta hanteringen till någon specifik person tas alla ansökningar nu omhand av den grupp som utsetts av föreningen för en större säkerhet och tillförlitlighet i hanteringen.

Ekonomigruppen

Ekonomigruppen har nu gått igenom och förbättrat rapportstrukturen för samtliga verksamheter och redovisningen fr.o.m. höstsäsongen kommer att vara betydligt mer rättvisande och detaljerad. Det innebär att styrelsen och medlemmarna får en mer korrekt bild av verksamheten och ett bättre underlag för den ekonomiska planeringen. Nästa uppdrag är att fastslå rutiner för inköp och kontroll av kostnader och investeringar med olika nivåer kopplat till behörighet. I detta arbete ingår även att gå igenom kontoplanen för alla verksamheterna och säkerställa att intäkter och kostnader redovisas på rätt sätt. Styrelsen, inte ekonomigruppen, skall enligt beslut vid årsmötet-23 presentera skillnaden mellan betalt och icke betalt funktionärsarbete, samt den status detta ger, senast 30/9-23. Hela motionen ses 16:4 årsmötesprotokollet. Resultatet kommer att redovisas i kommande nyhetsbrev.

Bangruppen

Bangruppen planerar nu för den fortsatta utvecklingen av banan utifrån de premisser som gäller kort- resp. långsiktigt tillsammans med miljögruppen och service/byggnad. Det innebär att handlingsplaner tas fram både övergripande för klubbens utveckling långsiktigt och i det korta perspektivet hur samarbetet mellan verksamheterna ska öka tillgängligheten för medlemmarna.

Bunkern

Till hösten kommer anslaget i bunker med larmrutiner att uppdateras med rätt uppgifter.

Bommen

Bommen utsattes under sista veckan i juni för sabotage, någon skar med kapverktyg sönder låsbygeln. Om avsikten var att komma ut eller in är oklart, inga inbrott har registrerats.

Pistolsektionen

Pistolsektionen fick enligt önskemål godkänt att köpa 3st Ruger Mark 4 cal.22LR, dessa med fabrikstrimmade trycken. Vidare kommer dåligt fungerande gamla vapen att skrotas.

Pistolsektionen har nu också fått medlemskap i Svartkrutsskyttefederationen till glädje för alla svartkrutsintresserade. Mer information om detta finns på pistolbanan. Föreningsintygen hanteras av styrelsen som tidigare, men ansökningarna görs i samråd med vår nye sekreterare/pistol Tage Borg.

Styrelsen

Styrelsen har under första halvåret ändrat sammansättning, befintliga ledamöter bytt roll, suppleanter blivit ordinarie, i kommande nyhetsbrev kommer styrelsen presenteras med namn och funktionsbeskrivning.

På mailgruppen styrelsen@hjvf.se är ni alltid välkomna att ställa frågor eller komma med idéer gällande klubben och det övergripande arbetet. Specifika banfrågor svaras bäst på av resp. banchef, kontaktuppgifterna finns på hemsidan.

Styrelsen Huddinge Jaktvårdsförening

Föreningen har, som bekant för de flesta, tyvärr förlorat sin mångårige ordförande Kjell Herza som avled den 3:e juni.  Styrelsen och medlemmarna i Huddinge Jaktvårdsförening beklagar sorgen och är med familjen i den här svåra stunden. 

Som vi meddelade i förra nyhetsbrevet har föreningens vice ordförande, Peter Gransell, nu axlat det ansvarsfulla jobbet som ny ordförande. Styrelsen och övriga medlemmar gör allt för att hjälpa till under övergången för att allt ska kunna fungera på ett bra sätt. Planeringen har förstås blivit tvungen att justeras och prioriteras om efter det som har hänt men mycket av projekten rullar på som de ska.

Vad händer nu under sommaren inför uppstarten av höstsäsongen?

Swishbetalning

Under den senaste månaden har swish testats på hagelbanan och har fungerat utmärkt. Målet är att till nya säsongen ska Swish fungera på samtliga banor och verksamheter, projektgruppen håller på att förstärka signalerna där det behövs. Så snart allt tekniskt fungerar kommer målsättningen att vara att banan blir kontantfri.

SportAdmin

Klubbens nya digitala administrativa system för medlemmarna, har påbörjats i projektform och hoppas kunna vara i drift under hösten. Fördelarna med det nya systemet är bl.a digitala medlemskort, enklare betalningar, nyhetsbrev samt pushnotiser för information som snabbt behöver komma ut till medlemmarna och enklare administration.

Bunkern

Bunkern har försetts med nytt lås och hårdvara då flera banor tidigare haft svårt att öppna dörren. Nu funkar allt som det ska och låsen skyddas också med ett nymonterat väderskydd.

Föreningsintygen

För nya licenser och förnyelse av gamla sker nu via klubbens mailadress intyg@hjvf.se. Istället för att knyta hanteringen till någon specifik person tas alla ansökningar nu omhand av den grupp som utsetts av föreningen för en större säkerhet och tillförlitlighet i hanteringen.

Ekonomigruppen

Ekonomigruppen har nu påbörjat det viktiga arbetet med att förbättra rapportstrukturen gällande banorna och den övriga verksamheten för att få en bättre ekonomisk uppföljning. I gruppens arbete ingår även att säkerställa rutinerna för inköp och fakturahantering och att fastställa ansvarsområden, attesträtt etc. De nya rutinerna och verksamhetsstrukturerna beräknas vara klara och i full gång till banornas öppnande i augusti.

På mailgruppen styrelsen@hjvf.se är ni alltid välkomna att ställa frågor eller komma med idéer gällande klubben och det övergripande arbetet. Specifika banfrågor svaras bäst på av resp. banchef, kontaktuppgifterna finns på hemsidan.

Till sist vill vi önska alla medlemmar en riktigt fin, glad och solig Midsommar!

Styrelsen Huddinge Jaktvårdsförening

Enligt önskemål från Huddinge JVF’s medlemmar har styrelsen nu beslutat att kontinuerligt informera om klubbens aktiviteter i ett mycket efterlängtat nyhetsbrev. Inledningsvis kommer nyhetsbreven att publiceras här på klubbens hemsida men vi undersöker även andra möjligheter och plattformar för att göra informationen mer tillgänglig via e-post.

Nyheter, information och bra-att-veta kommer på detta sätt att kunna förmedlas snabbare och det var även vad som efterfrågades av en av motionerna till årsmötet. På detta möte kom det även upp önskemålet om att resultat-och balansräkning, inskickade motioner etc skulle skickas till medlemmarna i god tid inför årsmötet. Med nyhetsbrevets kommande funktion blir nu också detta möjligt och kommer att tillhöra rutinen inför kallelsen till kommande årsmöten.

Styrelsen har nu haft sina konstituerande möten där roller och arbetsgrupper har bestämts. Styrelsens sammansättning hittar ni på www.hjvf.se/foreningen/styrelsen och den främsta målsättningen har varit att förstärka ett flertal roller med ytterligare kunskaper och med backup så att verksamheten inte är så sårbar. Både roller och arbetsgrupper har tillsatts utifrån de önskemål från medlemmarna som har kommit fram, dels under året och dels på årsmötet genom motionerna och under de gemensamma diskussionerna.

Arbetsgrupperna, nedan, har därför strukturerats upp och kompletterats upp med lämplig kompetens:

HJVF Miljö: ansvarar för att HJVF’s miljöarbete motsvarar de krav som ställs.

HJVF Ekonomi: utvecklar klubbens ekonomi- och redovisningssystem samt resultatkontroll.

HJVF Bana: planerar kort-och långsiktigt för klubbens banutveckling.

HJVF Kommunikation: utvecklar och ansvarar för klubbens medlemskommunikation.

HJVF Service: ansvarar för vägunderhåll och gemensamma faciliteter.

HJVF Byggnad: övergripande ansvar för gemensamma lokaler.

Vi är verkligen glada över att nu kunna publicera klubbens första nyhetsbrev och planerar redan för nästa. Har ni några frågor så är ni alltid välkomna att kontakta respektive banchef eller styrelsen direkt, kontaktuppgifterna finns på hemsidan www.hjvf.se

Styrelsen Huddinge Jaktvårdsförening